Lecture 30/11/10

Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

                มีเหตุผลมากมายที่ทำให้บริษัทเลือกที่จะ outsource ไม่ว่าจะเป็น เพื่อที่จะได้โฟกัสเฉพาะความสามารถหลักของบริษัท ลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เพิ่มความเร็ว และอื่นๆ โดยการ outsource นั้นสามาถทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น Transactional outsourcing agreement, Co-sourcing alliances หรือ Strategic partnership

            อย่างไรก็ตาม ในการ outsource ก็ควรระวังความเสี่ยงในด้านต่างๆด้วย เช่น ความเสี่ยงที่ผู้ให้บริการจะไม่ปฏิบัติตามสัญญา ลักลอบขายสินค้าให้ผู้อื่น หรือการถูกคิดค่าบริการเพิ่มสำหรับฟังค์ชั่นการใช้งานอื่นๆที่ต้องการให้เพิ่มในภายหลัง รวมไปถึงต้นทุนที่อาจเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นค่าติดต่อสื่อสาร หรือการหาข้อมูล เป็นต้น แต่สิ่งเหล่านี้ก็สามารถป้องกันและทำให้ลดน้อยลงได้ด้วยการศึกษาความต้องการของบริษัทตนให้ดี ให้แรงจูงใจที่เหมาะสม ไม่ทำสัญญาระยะยาวจนเกินไป ไม่ outsource ส่วนที่เป็นความสามารถหลักหรือส่วนสำคัญของธุรกิจ และอื่นๆอีกมากมาย

                การ outsource บริษัทที่อยู่ในต่างประเทศก็เช่นเดียวกัน แต่มีข้อควรระวังเพิ่มเติมคือ เรื่องของความแตกต่างในด้านวัฒนธรรม และงานที่ไม่ควร outsource ก็คือ งานจำพวกที่ไม่ใช่งาน routine, process ยังไม่ชัด หรือ ต้องการความเชื่อมโยงของความรู้ในด้านต่างๆหลายด้านมาก

                ทั้งนี้เราควรประเมินบริษัทที่เรา outsource ด้วย ว่ามีประสิทธิภาพในการทำงานเช่นไร

Acquiring and Developing Business Applications and Infrastructure

                IT Application มีกระบวนการในการ Acquisition ดังนี้

1.       วางแผนและศึกษาระบบให้ดี ดูถึงความต้องการต่างๆ(ขั้นตอนนี้บริษัทควรทำเองเท่านั้น)

2.       วางโครงสร้าง IT

3.       เลือกว่าจะ Acquisition โดยวิธีไหน เช่น พัฒนาเอง, outsource ให้ผลิตให้, ซื้อ, เช่า, ร่วมกันพัฒนา หรือผสมกันหลายวิธี

4.       ทดสอบและลงระบบ

5.       ใช้งานและบำรุงดูแลรักษา

Business Process Redesign

ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเลือกทางเลือกในการได้มาทางไหนนั้น ระบบจะใช้ได้จริงก็ต่อเมื่อมีการปรับปรุงกระบวนการภายในของเราด้วย โดยแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการนั้นสามารถทำได้ 2 วิธี คือ

-           BPR: ปรับเพียงแค่บางกระบวนการ หรือกลุ่มกระบวนการ รวบรวมกระบวนการที่กระจายอยู่เข้าด้วยกัน

-           BPM: รวมระบบการทำงานเข้าด้วยกัน หรือออกแบบกระบวนการทำงานใหม่

Managerial Issues ทั้ง off-shore และ in-shore outsourcing มีประเด็นดังต่อไปนี้

-           เรื่องของ Global และวัฒนธรรม

-           เรื่องของจริยธรรม กฎหมาย หรือข้อบังคับต่างๆ

-           การมีส่วนร่วมของผู้ใช้งานไม่ว่าจะเป็นทางตรง ผู้ออกแบบ หรือผู้จัดการ

-           การเปลี่ยนผู้ควบคุมดูแล

-           การจัดการบริหารความเสี่ยงว่ามีด้านใดบ้าง

5302110050

Case III: Dollar General Uses Integrated Software

Case III: Dollar General Uses Integrated Software

1.       Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company.

เนื่องจากการขยายตัวอย่างรวดเร็วของ Dollar General ทำให้ระบบการทำงานแบบเดิมซึ่งไม่มีความเชื่อมต่อกันนั้น ไม่สามารถรองรับต่อการเติบโต ทั้งยังก่อให้เกิดปัญหาหลายประการ เช่น

-           ภาษีที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ: บริษัทต้องติดตามถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างใกล้ชิด เพื่อความถูกต้องในการชำระภาษี

-           การจัดการทรัพยากรบุคคล: ด้วยปริมาณที่เพิ่มขึ้นของพนักงานตามการเติบโตของบริษัท ทำให้ปริมาณข้อมูลที่ต้องจัดการมากขึ้นตามไปด้วย เช่น ประวัติส่วนตัว, โบนัส เป็นต้น

-           ปัญหาด้านการจัดซื้อ: การเพิ่มขึ้นของ PO ก่อให้เกิดปัญหากับ accounts payable department ในการชำระเงิน เพราะการใช้การจับคู่ระหว่าง POs, invoices และจำนวนสินค้าที่ได้รับจริงที่ receiving department รายงาน ด้วยมือนั้นยาก ไม่รวดเร็ว และอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย

-           ปริมาณงานของแผนก IT ที่มากจนเกินไป: แผนก IT ต้องจัดทำรายงานตามคำร้องต่างๆมากมาย ตั้งแต่การบริหารจัดการทรัพย์สินไปจนถึง general ledgers ซึ่งทำให้กระบวนการตัดสินใจล่าช้า

2.       The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

ถึงแม้ว่าการนำระบบ IT ต่างๆเข้ามาใช้ จำเป็นต้องใช้งบประมาณที่ค่อนข้างสูง แต่การมี information system ที่ดีนั้นน่าจะเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อบริษัทซึ่งกำลังเติบโตขึ้นอย่างมาก ทั้งนี้บริษัทก็ได้เลือกแต่สิ่งที่จำเป็นและแก้ปัญหาดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นในข้อที่ 1 ซึ่งส่งผลต่อกำไรของบริษัท เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ให้ถูกต้องขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีความเชื่อมโยงกันมากขึ้น ทั้งนี้ผลลัพธ์ที่แสดงให้เห็นว่า Dollar General ได้ตัดสินใจถูกต้องแล้วนั้น เห็นได้จากการประหยัดรายจ่ายได้อย่างมากของแผนก HR เป็นต้น นอกจากนั้นการปรับปรุงในด้าน sales และ procurement ยังน่าจะเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในด้านการตลาดและการดำเนินงาน อันจะนำมาซึ่งรายได้เข้าบริษัทที่เพิ่มมากขึ้นอีกด้วย

3.       Lawson Software Smart Notification Software (Lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

Smart Notification Software คือ software ที่จะเข้าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานและธุรกิจ โดยการควบคุมแหล่งข้อมูลต่างๆ คัดกรองข้อผิดพลาดออกไป เหลือไว้แต่เฉพาะข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการเข้าใจซึ่งและพร้อมต่อการตัดสินใจสำหรับผู้ใช้งานในทุกระดับ นอกจากนั้น software นี้ยังเชื่อมต่อกับทุกบุคคลากร ข้อมูล และ applications ที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

จากคุณสมบัติและประโยชน์ของ software ตัวนี้ ข้าพเจ้าเห็นว่า Dollar General สมควรนำ software ตัวนี้มาใช้ เพราะด้วยลักษณะธุรกิจที่มีข้อมูลปริมาณมหาศาล ดังนั้น การมีตัวช่วยในการคัดกรองข้อมูลที่ดีและง่ายต่อการตัดสินใจจึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะช่วยให้ตัดสินใจต่อเหตุการณ์นั้นๆได้ทันต่อเวลาแล้ว ยังมีส่วนช่วยในการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันให้แก่บริษัทอีกด้วย เช่น วางแผนการตลาดให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย เป็นต้น

4.       Another new product of Lawson is Service Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

Services Automation นั้นให้บริการในการช่วยจัดการองค์กร ซึ่งมีเครื่องมือที่จะช่วยจัดการในเรื่องของงาน, ทรัพยากร, เวลา, รายจ่าย, และการเงิน ตั้งแต่เริ่มมีโอกาสในการขายจนกระทั่งถึงการเก็บเงินรายได้ก้อนสุดท้ายของโครงการนั้น โดยมีส่วนประกอบหลักๆ ดังต่อไปนี้

-           Opportunity management: ช่วยจัดการการส่งสินค้า, วิเคราะห์ยอดรายได้ และคาดการณ์ปริมาณสินค้าที่ต้องผลิต

-           Project Management: ช่วยวิเคราะห์กลยุทธ์ที่เหมาะสมต่อการลงทุนในปัจจุบันและโอกาสต่างๆ

-          Resource Management: ช่วยวิเคราะห์ทรัพยากรที่มี และเสนอแนะทางเลือกอื่นๆที่เหมาะสม

ในความเห็นของข้าพเจ้า ข้าพเจ้าเห็นว่าในขณะนี้นั้นระบบนี้อาจจะยังไม่มีความจำเป็นต่อ Dollar General เนื่องจากในขณะนี้นั้น ระบบที่ใช้งานและกำลังปรับปรุงอยู่นั้นมีความ scalable มากเพียงพออยู่แล้ว ไม่มีทั้งปัญหาในด้านการเพิ่มปริมาณร้านค้า, ผู้ค้า, applications, หรือระบบต่างๆ แต่ถ้าหากในอนาคตบริษัทจะมีการขยายการลงทุนในด้านอื่นๆมากขึ้น ระบบนี้ก็จะมีความน่าสนใจมากขึ้นด้วยประโยชน์และคุณสมบัติ แต่ทั้งนี้ก็ต้องดูในเรื่องของต้นทุนในการนำระบบนี้มาใช้ด้วยว่าจะคุ้มหรือไม่

5302110050

Lecture 22/11/10

Transaction Processing System (TPS)

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

ระบบสารสนเทศมีหลายประเภทตามลักษณะงาน คือ

• ระบบประมวลผลรายการการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System)
• ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ (Management Information System)
• ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)
• ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System)
• ระบบอัจฉริยะ (Intelligence System) เช่น ระบบ AI หรือ สมองจักรกล ซึ่งสามารถนำมาใช้คิดและประมวลผลแทนคนในองค์กรได้

ระบบประมวลผลรายการการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System, TPS)

                ระบบนี้ได้เริ่มมีการพัฒนาขึ้นมาตั้งแต่ในปี 1950 ซึ่งเป็นสมัยของสงคราม จึงมีการพัฒนาและคิดค้น Technology ขึ้นมาเพื่อสนับสนุนกันอย่างแพร่หลาย และเป็นยุคแรกในการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์เข้ากับธุรกิจ โดยมันจะนำมาใช้ในงานที่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน เก็บข้อมูล รวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล เช่น เรื่องของสินค้าคงคลัง

                ดังนั้น TPS จึงมีความสำคัญมาก เพราะเป็นรากฐานของระบบอื่นในการนำข้อมูลไปใช้

คุณสมบัติของ Transaction Processing System (TPS)

1.       Reliability: รายการมีความน่าเชื่อถือ

2.       Standardization: มีมาตรฐานในการ input ข้อมูล

3.       Controlled Access: จำกัดคนที่สามารถเข้าไปใช้งาน ต้องมี authorize ถึงจะเข้าไปแก้ข้อมูล

4.        ประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ที่มักเกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น ทุกสัปดาห์

5.       ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย เพราะทำข้อมูลเบื้องต้นให้ดีก็พอ ส่งไปประมวลผลที่ระบบอื่น

วงจรของการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (O’Brien & Marakas 2008)

Data Entry: ขั้นตอนแรกในการบันทึกข้อมูล โดยมีการประมวลผล 2 แบบ คือ

-           Real-time: ประมวลผลทันที ทางออนไลน์ เช่น ซื้อของบัตรเครดิต

-           Batch: ประมวลผลข้อมูลที่รวบรวมไว้ ณ เวลาที่กำหนด โดยไม่จำเป็นต้องออนไลน์ เช่น ระบบpayroll

Database Updating: บันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล

Document and Report Generation: ออกรายงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า

Inquiry Processing: ผู้ใช้สามารถเช็ค หรือถามข้อมูลต่างๆจากระบบได้

ตัวอย่างของระบบประมวลผลการเปลี่ยนแปลงในแต่ละฟังก์ชันงาน

• ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System) เช่น บันทึกบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้
• ระบบสารสนเทศทางการตลาด (Marketing Information System) เช่น Mass customization, Advertising and Promotion
• ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource  Information System) เช่น จัดหาพนักงาน, ประมวลผลเงินเดือน, training
• Web Analytics Tools
• In-House Logistics & Materials Management
• e-Procurement
• Improving Shopping & Checkout at Retail Stores
• Internet Market Research & Proctor & Gamble
• อื่นๆ

5302110050

Case II: Building an E-Business at Fedex Corporation

Case II: Building an E-Business at Fedex Corporation

1.       Identify the networks cited in this case.

ในการเปลี่ยนจากบริษัทขนส่งธรรมดา มาสู่ บริษัท e-business logistics   Fedex ได้มีการให้บริการ IT Solution และ Projects มากมายไม่ว่าจะเป็น e-Shipping Tools, e-Commerce Solutions หรือว่าจะเป็น hardware หรือ software ต่างๆ เช่น FedEx PowerShipMC, FedEx Ship Manager Server, FedEx ShipAPI^TM และ FedEx Net ReturnÒ ซึ่งทั้งหมดนี้นั้น เรียกรวมว่า FedEx Direct Link ที่อำนวยความสะดวกมากสำหรับ B2B โดยประกอบไปด้วย networks ดังนี้

-          Global virtual private network (VPN) connectivity: ซึ่งทำการเชื่อมต่อองค์ประกอบข้อมูลและทรัพยากรต่างๆ ของระบบเครือข่ายหนึ่งให้เข้ากับระบบเครือข่ายอีกระบบหนึ่ง โดยมีการทำงานโดยจะยอมให้ผู้ใช้งานสร้างท่ออุโมงค์เสมือนเพื่อใช้ในการรับ-ส่งข้อมูลผ่านระบบเครือข่าย Internet

-           Internet connectivity: เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงเครื่องคอมพิวเตอร์หลายล้านเครื่องทั่วโลกเข้าด้วยกันเป็นเครือข่ายเดียว (Global Network)

-           Leased-line connectivity: บริการ Internet ผ่านคู่สายเช่า สามารถติดตั้งโครงข่ายภายในองค์กร และมี Web Server ซึ่งต้องการการใช้งานอินเทอร์เน็ต ตลอด 24 ชั่วโมง

-           VAN (value-added network) connectivity: เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ให้บริการนอกเหนือไปจากการเป็นช่องทางส่งข้อมูลธรรมดา เช่นให้บริการอีเมลล์ เมลลลิ่งลิสต์ และมีเครื่องมือเข้าใช้ข้อมูลเช่น โกเฟอร์ เวิลด์ไวด์เว็บและเวย์ส

2.       How does IT improve the performance of Fedex?

ท่ามกลางแรงกดดันทางด้านเศรษฐกิจ ต้นทุน และลูกค้า Fedex จึงต้องมองหาโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ และการที่ Fedex ได้นำโมเดลธุรกิจด้าน e-commerce based ที่ใช้ระบบ Internet เป็นสำคัญมาใช้นั้น เป็นการเปิดโอกาสให้ Fedex สามารถขยายขอบเขตทางธุรกิจทั้งพื้นที่ให้บริการและชนิดของบริการ ซึ่งสร้างรายได้และผลกำไรให้ Fedex มากขึ้น เพราะบริการของ Fedex จะมีความแน่นอน เชื่อถือ และเป็นที่พึงพอใจของลูกค้า

นอกจากนั้น บริการหลายๆอย่างของ Fedex เช่น e-Commerce Solutions ที่นำตัวเอง (ทั้งด้านการขนส่งและระบบข้อมูล) เข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจของลูกค้า ก็ยังเป็นการสร้างฐานลูกค้าที่มั่งคงมากขึ้นอีกด้วย

3.       In what ways are personalization and customization provided?

Fedex ได้นำ personalization และ customization มาใช้เพื่อความเป็นส่วนตัวตามพฤติกรรมของลูกค้า และปรับแต่งข้อมูลและบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า ในหลากหลายด้าน เช่น e-Shipping Tools ซึ่งเป็น Web-based shipping application ที่ทำให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะของสินค้าของตนได้ หรือว่าจะเป็นบริการ hardware และ software มากมายที่สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับการใช้งานของลูกค้าแต่ละรายได้ ตัวอย่างเช่น FedEx ShipAPI^TM ซึ่งเป็น Internet-based application ที่สามารถปรับแต่งได้ เพื่อลดความซับซ้อนของโปรแกรม

4.       What are the benefits to the customers?

ทางด้านของลูกค้าของ Fedex ก็จะได้ประโยชน์ในเรื่องต่างๆ มากมาย เช่น

-           การได้รับบริการที่ตรงต่อความต้องการมากขึ้น ทำให้การดำเนินธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น หมดปัญหาในการที่ของมาส่งไม่ทันเวลา ทำให้กระบวนการผลิตต้องหยุดชะงัก หรืออื่นๆ ทำให้สามารถวางแผนได้อย่างแม่นยำ เพราะทราบแน่ว่าจะได้รับสินค้าที่สั่งแน่นอนภายในเมื่อใด เนื่องจากบริการของ Fedex นั้น เชื่อถือได้และมีความรวดเร็ว ตามเป้าหมาย “100 percent customer service and 0 percent downtime”

-           ได้รับบริการทางออกสำหรับทุกปัญหาใน supply chain และวงจรการขายสินค้า

-           ลดต้นทุนและทำให้ระบบการสั่งของมีความรวดเร็วมากขึ้น

-           Web-based shipping application ที่อำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้า ในการตรวจสอบสถานะของสินค้าว่าอยู่ในขั้นตอนใดแล้ว ขนส่งถึงที่ใดแล้ว ผ่านทางโปรแกรม e-Shipping Tools ทั้งยังใช้งานง่ายผ่านทางระบบ Internet

-           สามารถ outsource Fedex เพื่อช่วยแบ่งภาระในการขนส่งได้

ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยให้ลูกค้าเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน รายได้ และผลกำไรอีกด้วย

5302110050